皆さんこんにちは。Citrixセールスエンジニアリング本部の片海 健太郎です。今回はCitrix Content Collaborationで実現する働き方について6つの観点でご紹介させていただきます。

デジタル化の進む従業員がテクノロジーに求めることは増えています。テクノロジーとの良好な相互作用とシームレスなデジタルコラボレーションエクスペリエンスは、従業員の生産性に直結します。エコノミスト誌の調査部門であるエコノミストインテリジェンスユニットの「The Experience of Work」調査によると、ポジティブな従業員エクスペリエンスを形作る最も重要な要素は、情報へのアクセスのしやすさと、どこからでも情報にアクセスできることでした。

セキュアなデジタルコラボレーションとは、単にドキュメントを編集して保存することではありません。日常業務を推進する人とプロセスとテクノロジーの調整を担う、数多くの組織のワークフローの中核をなすものです。Citrix Content Collaborationは、従業員が効率的に作業を行って付加価値を生み出すために必要な重要ビジネス情報への即時アクセスの提供を支援します。

イノベーションを停滞させない

Citrix Content Collaborationは、ファイル/同期/共有ツールであるCitrix ShareFileから、現在の企業が必要とするすべてのドキュメント中心のタスクとワークフローをサポートするプラットフォームへと進化したものです。Citrix WorkspaceにおけるCitrix Content Collaborationのシンプルでセキュアかつシームレスなアクセスは、セキュリティ、管理性、コンプライアンスに関する組織の要件を満たしながら、いつでも、どこでも、どのデバイスからでも、アプリケーションやファイルへのアクセスを可能にします。次の画像に示すように、従業員は、Citrix Workspace内で提供されるアプリケーションやインテリジェントアクションを使って、情報にアクセスしたり、ワークフローに従事したりします。

リモートワーカーに単一のアクセスポイントを提供する

Citrix Content Collaborationは、データの制御を回復し、モバイルのWork From Anywhereソリューションで規制要件を確保するための、単一のアクセスポイントを提供します。マッキンゼーグローバルインスティテュートの調査によると、従業員は勤務時間の20%を内部情報の検索に費やしています。アクセスや検索が難しいコンテンツがあると、従業員は、社外・社内両方のリソースでコラボレーションを行う際に、煩雑さに直面します。断片化されたエクスペリエンスを解消し、従業員がスピードや品質を犠牲にすることなく、いつでもどこからでもどのデバイスでも、検索、アクセス、コラボレーションが行えるようにする必要があります。Citrix Workspaceの一部としてのContent Collaborationは、関連するすべてのコンテンツ、データ、およびアプリケーションを統一されたエクスペリエンスに集約することにより、従業員が迅速かつ効率的に作業を行える単一エクスペリエンスを提供します。

Citrix Content Collaborationを使用すると、ドキュメントの保存場所に関係なく、すべてのデバイスとネットワークにわたり、すべてのドキュメントへの統合アクセスを従業員に提供できます。ドキュメントはネイティブリポジトリに保存され、OneDrive for Business、SharePoint、Googleドライブ、Dropboxなど、選択した場所に置かれます。コネクタは顧客が管理するストレージゾーンと連携して機能し、IT部門がセキュアな接続を作成できるようにすると同時に、データを移行したりストレージ戦略を変更したりする必要性をなくします。

フィードバックと承認のワークフローを合理化・一元化

Citrix Content Collaborationを使用すると、分散したチーム間でただちにコラボレーションを行い、生産性を向上させることができます。コラボレーションは単一のソリューションを中心に行われるため、セキュアなファイル共有、ドキュメントに対するコラボレーション、アクティビティワークフローが実現されます。これにより、従業員は単一ソリューションの中でコラボレーションを行い、正確なドキュメントのフィードバック、承認、電子署名を収集できます。

シトリックスのフィードバックおよび承認ツールは、Office 365やGoogle Docsといった他のオンライン編集ツールと連携して付加価値を提供します。ドキュメントのバージョン管理を使用して、ドキュメントに関するフィードバックを要求または提供することができます。従業員は、エフォートレスに改訂を追跡することで、混乱を解消し、より効率的にコラボレーションを行うことができます。次に示すように、豊富なブラウザベースのファイル表示により、Office 365のファイルを含め、ダウンロード不要で編集が可能です。

  • 同僚、ビジネスパートナー、およびクライアントに対し、フィードバックをただちに要求または提供することができます。
  • 自動通知機能がレビューや承認リクエストのリマインダーおよび通知を送信します。
  • バージョン管理機能により複数のデータソースおよびデバイス間でドキュメントの変更を追跡します。
  • ドキュメントのダウンロードは不要です。

従業員は、法的拘束力のある電子署名を迅速に取得でき、ドキュメントの紛失を心配する必要はありません。統合されているRightSignatureツールは、Content Collaborationのファイルビューから直接、単一の署名者またはグループへのセキュアなリンクを提供します。次の図は、署名者の順序付けから始まる署名ワークフローの完了後の画像を示しています。レビューと署名を事前の承認なしに次の人に渡すことはできません。ドキュメントの所有者は、最初から最後まで、署名者の進行状況を追跡できます。署名済みのドキュメントは自動的にCitrix Content Collaborationに保存されるため、整理された状態を保つことができます。

仮想環境に特有の要件に合わせて最適化する

Citrix Content Collaborationは、仮想環境からコンテンツリポジトリへの一貫したアクセスが行えるよう、Citrix Virtual Apps and Desktopsで最適に機能するようになっています。Citrix Filesクライアントはファイルを仮想デスクトップに同期しないため、ファイルはユーザーが開いたときにのみそれぞれのソースからフェッチされ、仮想デスクトップの統合が効率化されます。これにより、ドキュメント管理の合理化と、社内向けおよび社外向けのドキュメントのセキュアな交換が可能になります。

ユーザーは、アクセス制御付きのセキュアなリンクを作成することにより、ネットワーク共有、SharePoint、OneDrive、またはその他のリポジトリに存在するファイルを外部と共有できます。次の画像は、仮想デスクトップのネイティブファイルビューア内で、ユーザーがワークフローを開始してフィードバックを収集する方法を示しています。

すべてのドキュメント共有を可視化する

Citrix Content Collaborationは、業界をリードするセキュリティ、監査機能、セキュアなコンテンツ共有のためのコンプライアンス制御を提供し、組織が1つのソリューションでデータ、ドキュメント、コンテンツ、ユーザー、デバイスを保護できるようにします。IT部門は、ユーザーの場所、役割、およびデバイスの基準に基づいて、ファイルのアクセス、表示、共有、編集、削除、ダウンロード、アップロードを行うユーザーを制御、認証、追跡、レポートすることができます。

紛失や盗難などにより不正アクセスされる可能性のあるモバイルデバイスは、遠隔操作でロックまたはワイプできるため、クリティカルボーダーを越えて専有データが漏洩することはありません。セッションの透かし設定、セキュアなブラウザ、キーロガー対策により、セキュリティを追加することができます。従業員は、ファイルを共有するときに追加のアクセス許可を制御できます。単一のリンクでセキュアに共有できるため、メールに添付する必要はなく、より詳細に制御されます。

アクセスを制限することなく従業員を強化しデータの安全性を保つ

Citrix Content Collaborationは、機密データを安全に保つ環境でコラボレーションしながら、ワークフローを自動化し、手作業の手順をなくす新しい方法をチームに提供します。従業員がプロジェクト計画、作業指示、またはステータスレポートを開始するときに、まとまりのあるデジタルコラボレーションエクスペリエンスを提供することをご検討ください。ユーザーエクスペリエンスの向上はあなた次第です。ユーザーが最高の仕事をできるようになればなるほど、生産性を向上させることができます。

※本ブログ記事はLaura Kaminskiによる英文プログ https://citrixblogs.wpengine.com/2020/10/27/support-a-more-flexible-work-style-with-citrix-content-collaboration/ を日本語化・補足したものです。